Was ist Flottenmanagement, und wo kommt es zum Einsatz?

Flottenmanagement bezeichnet das Verwalten und Organisieren eines Fuhrparks. Meist handelt es sich dabei um eine Ansammlung gewerblich genutzter Fahrzeuge, die entweder von Mitarbeitern des Unternehmens oder seinen Kunden zu unterschiedlichen Zwecken verwendet werden. In einem Fuhrpark können sich so – abhängig vom individuellen Einsatzbereich – Autos, Lkws oder auch Bau- oder landwirtschaftliche Fahrzeuge befinden. Ebenso vielseitig wie der Nutzungsbereich kann auch die Grösse des Fuhrparks sein. Von einigen wenigen bis hin zu mehreren hundert Fahrzeugen ist alles möglich. Entsprechend unterscheidet sich auch der Verwaltungsaufwand. Während kleinere Fuhrparks häufig von internen Mitarbeitern nebenbei betreut werden, ist für eine umfangreichere Flotte ein Angestellter notwendig, der sich ausschliesslich um diese anspruchsvolle Tätigkeit kümmert. Professionelles Flottenmanagement umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die allesamt mit der Verwaltung der einzelnen Fahrzeuge sowie mit dem Fuhrpark in seiner Gesamtheit zu tun haben.

Welche Aufgaben gehören zum Fuhrparkmanagement?

Das Verwalten eines gewerblich genutzten Fuhrparks beinhaltet zahlreiche Aufgaben, die von einem Fuhrparkmanager übernommen werden. Dazu gehören unter anderem die folgenden Aspekte:

• Verwalten von Leasing- und Kaufverträgen
• Verwalten von Versicherungspolicen
• Touren- und Routenplanung
• Wartungs- und Reparaturmanagement
• Zeitmanagement
• Kostenmanagement und Optimierung
• Dokumentieren relevanter Daten, Fakten und Vorgänge

Das Ziel des Flottenmanagements ist es, alle in Zusammenhang mit dem eigenen Fuhrpark stattfindenden Abläufe zu organisieren, zu verwalten und zu dokumentieren, sodass diesbezüglich jederzeit Transparenz herrscht. Gleichzeitig soll mit professionellem Fuhrparkmanagement eine Optimierung der Vorgänge erreicht werden. Das bringt idealerweise eine Verbesserung des Kosten- und Zeitmanagements sowie der Sicherheit der Fahrzeuge und Fahrer mit sich. Effizienz und Kostenersparnis stehen bei vielen Fuhrparkmanagern im Vordergrund. Ein gut funktionierendes Flottenmanagement trägt also auch zu einer allgemeinen Optimierung bestimmter Unternehmensaspekte bei.

Wer übernimmt das Flottenmanagement im Unternehmen?

In manchen Unternehmen wird ein interner Mitarbeiter abgestellt, der sich um das Fuhrparkmanagement kümmert. Dies ist grundsätzlich eine gute Möglichkeit, das Flottenmanagement zu organisieren – vorausgesetzt, der Angestellte verfügt über die entsprechenden Kenntnisse und Fertigkeiten. Ist dies nicht der Fall, sind Schulungen und Fortbildungen erforderlich, um dem angehenden Flottenmanager das erforderliche Wissen zu vermitteln.

Alternativ haben Sie aber auch die Möglichkeit, einen externen Flottenmanager zu engagieren, die diese wichtige Aufgabe in Ihrem Auftrag übernimmt. Sinnvoll ist dies vor allem in grossen Unternehmen mit einem entsprechend umfangreichen Fuhrpark. Wird ein externer Dienstleister beauftragt, können sich die eigenen Angestellten auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, während sich ein Profi um den Fuhrpark kümmert. Viele Anbieter in diesem Bereich bieten nicht nur umfangreiche Dienstleistungen rund um das Fuhrparkmanagement an. Sie stellen auch Fahrzeuge zum Leasen bereit. So werden alle relevanten Aufgaben aus einer Hand übernommen, was für Sie und Ihr Unternehmen einen entscheidenden Vorteil bedeuten kann.

Auf dem Markt existieren zahlreiche Dienstleister im Bereich des Flottenmanagements, die teilweise ganz unterschiedliche Schwerpunkte aufweisen. Experten raten dazu, vor dem Beauftragen eines Anbieters für das Fuhrparkmanagement einen genauen Vergleich anzustellen und mehrere Angebote einzuholen. So ermitteln Sie die bestmögliche Lösung für Ihren Fuhrpark. Unverbindliche, auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Angebote sowie Kostenvoranschläge sollten bei seriösen und professionell arbeitenden Dienstleistern Standard sein.

So wichtig ist die Digitalisierung für das moderne Flottenmanagement

In der Vergangenheit wurde ein Grossteil des Flottenmanagements per Hand auf Papier erledigt. Der Fuhrparkmanager trug Termine, Daten und Fakten in entsprechende Dokumente ein, die in Aktenordnern abgeheftet wurden. Natürlich ist diese Vorgehensweise längst überholt. Wer heute ein effizientes und professionelles Flottenmanagement vornehmen möchte, kommt um eine Digitalisierung der Prozesse nicht herum. Besonders in einem grossen Fuhrpark reicht es aber meist nicht aus, sich etwa auf eine Dokumentation mit Excel zu verlassen. Denn derartige Programme sind für das Flottenmanagement eher unpraktisch und ineffizient.

Mittlerweile gibt es zu diesem Zweck spezielle Software-Lösungen, die für die moderne Fuhrparkbetreuung und die damit verbundenen Ansprüche entwickelt wurden. Dazu gehören auch mobile Apps, die sich von den Fahrern und dem Fuhrparkmanager gleichermassen nutzen lassen. Sie dienen dazu, in Kontakt zu bleiben und die Routen sowie den Kraftstoffverbrauch und weitere Fahrzeugfunktionen in Echtzeit zu überwachen. In den meisten Fällen lassen sich die Anwendungen für das effiziente Flottenmanagement intuitiv bedienen, sodass keine spezifische Schulung erforderlich ist. Bei komplexen Programmen kann es aber durchaus sinnvoll sein, sich vom Hersteller oder einem qualifizierten Anbieter unterweisen zu lassen. So entfallen mögliche Anfängerfehler bei der Bedienung, und das Nutzen der Software gestaltet sich von Beginn an effizient.

Wie können Sie zu einem effizienteren Flottenmanagement beitragen?

In manchen Unternehmen steht der Fuhrpark im Fokus, während er in anderen Firmen nur ein kleiner Teil des gesamten Unternehmensgeschehens ist. In jedem Fall kann ein korrekt durchgeführtes Flottenmanagement aber dazu beitragen, interne Abläufe zu optimieren und dem Unternehmen Kosten und Zeit zu sparen sowie Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Eine Möglichkeit, das Fuhrparkmanagement effizienter zu gestalten, ist das genaue Überwachen der mit dem Fuhrpark verbundenen Abläufe. Je exakter Termine und Daten dokumentiert und ausgewertet werden, desto leichter lässt sich feststellen, wo noch Potenzial zur Verbesserung vorhanden ist. Steht eine allgemeine Kostenersparnis im Vordergrund, dann sollte ein besonderes Augenmerk auf dem Kraftstoffverbrauch liegen. Hier ist es oftmals möglich, mithilfe einer verbesserten Routenplanung sowie einem angepassten Fahrverhalten dauerhaft die Kosten zu reduzieren. Auch bei den Verträgen für Leasing und Versicherungen gibt es in vielen Fällen Einsparpotenzial. Wer genau vergleicht und unterschiedliche Angebote einholt, kann die Kosten minimieren.

Natürlich steht oftmals auch eine angestrebte Zeitersparnis im Fokus, wenn es um das Flottenmanagement geht. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, auf geeignete Software-Lösungen für das moderne Fuhrparkmanagement zu setzen. Sie bieten die Möglichkeit, Fahr- und Ruhezeiten sowie viele weitere relevante Faktoren genauestens festzuhalten und gleichzeitig zu ermitteln, wo Einsparpotenzial vorhanden ist. Ein effizientes sowie modernes und professionelles Flottenmanagement kann dem gesamten Unternehmen viele Vorteile bringen.

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