Warum ist das Fuhrparkmanagement für viele Unternehmen so relevant?

Wenn in einem Unternehmen mehrere Fahrzeuge, Maschinen oder auch Werkzeuge zum Einsatz kommen, sprechen Experten von einer Flotte oder einem Fuhrpark. Im ersten Moment haben die meisten Menschen beim Begriff Fuhrpark eine grössere Menge an Autos oder Lkw im Kopf – etwa in der Logistik oder im Mietwagenverleih. Tatsächlich verfügen aber deutlich mehr Firmen und Berufsbereiche über eine eigene Flotte, als man denken würde. Bereits eine Handvoll Fahrzeuge stellt einen Fuhrpark dar. Ganz unabhängig davon, wie viele Fahrzeuge oder Maschinen die Flotte umfasst: Ohne ein professionelles Flottenmanagement kommt kein Unternehmen aus.

Natürlich fallen die damit verbundenen Massnahmen bei einer grossen Menge an zu betreuenden Fahrzeugen und Nutzern umfangreicher aus als bei eher kleinen Flotte, die etwa aus Dienstwagen besteht. Dennoch darf die Bedeutung des Fuhrparkmanagements keinesfalls unterschätzt werden. Es gibt mehrere Gründe, warum eine professionelle und kompetente Betreuung der Flotte für jedes Unternehmen wichtig ist. Einerseits garantiert eine funktionstüchtige Flotte reibungslose Abläufe innerhalb der Firma. Dadurch lässt sich die Effizienz in vielen Bereichen erhöhen. Auf diese Weise gelingt es Ihnen, gleichermassen Zeit und Geld zu sparen.

Andererseits trägt ein angemessenes Flottenmanagement auch dazu bei, dass das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihr Unternehmen bestätigt wird. Das verbessert wiederum Ihren Ruf und kann dazu führen, dass Sie weitere Kunden und Aufträge erhalten. Dabei ist es vollkommen irrelevant, ob Ihre Kunden die Fahrzeuge und Maschinen selbst nutzen oder Ihre Mitarbeiter sie im Auftrag betreiben. Zuverlässigkeit ist in jedem Bereich ein entscheidender Faktor, der nicht selten über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheidet. Fallen Fahrzeuge etwa aufgrund unzureichender Wartung aus und kommt es dadurch zu Verzögerungen, leidet der Ruf ebenso wie die Effizienz. Wer also beim Flottenmanagement spart, tut dies eindeutig am falschen Ende.

Fuhrparkmanagement für kleine Unternehmen: Lohnt sich das?

Wenn sich in Ihrem Unternehmen nur wenige Fahrzeuge – wie etwa Dienstwagen – befinden, haben Sie sich vielleicht schon einmal die Frage gestellt, ob sich professionelles Flottenmanagement für Sie überhaupt lohnt. Immerhin bedeutet das Betreuen einer Flotte einen zusätzlichen zeitlichen Aufwand und nicht zuletzt auch zusätzliche Kosten, die etwa auf Flottenmanagement-Software oder Wartungsmassnahmen entfallen. Längerfristig können Sie mit dem richtigen Fleet Management aber Geld sparen – und das gleich an mehreren Stellen.

Veranlasst der zuständige Fleet Manager zum Beispiel in regelmässigen Abständen Wartungsarbeiten durch einen kompetenten Vertragspartner, dann lassen sich viele Schäden und damit verbundene kostenintensive Reparaturen zuverlässig vermeiden. Zudem ist es mithilfe einer exakten Planung, Terminierung und Dokumentation möglich, die Abläufe in Ihrem Fuhrpark zu optimieren und für eine erhöhte Effizienz zu sorgen. Auf diese Weise sparen Sie beispielsweise Kraftstoff und natürlich auch Zeit. Das führt wiederum dazu, dass Sie und Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten und ein höheres Pensum schaffen können.

Naturgemäss ist der Aufwand für die Betreuung der Flotte bei nur wenigen Fahrzeugen geringer als bei einem grossen Fuhrpark. Welche Flottenmanagement-Software für Sie infrage kommt, hängt vom Umfang Ihres Fuhrparks sowie den individuellen Anforderungen in Ihrem Unternehmen ab. Experten raten dazu, sich vor dem Kauf umfassend beraten zu lassen und, sofern möglich, mehrere Programme und Anwendungen unverbindlich zu testen. So lässt sich am besten herausfinden, welche Software am ehesten Ihren Erwartungen entspricht.

Worauf sollten grosse Unternehmen beim Fuhrparkmanagement achten?

Leiten Sie ein Unternehmen, das über einen umfangreichen Fuhrpark verfügt, sollten Sie besonderes Augenmerk auf das Flottenmanagement legen. Je mehr Fahrzeuge oder Maschinen vorhanden sind und genutzt werden, desto wichtiger ist es, sie entsprechend zu koordinieren, zu terminieren und zu warten. Fuhrparkmanagement im Mittelstand etwa bringt damit einen höheren zeitlichen sowie logistischen Aufwand mit sich. Nicht immer ist es daher sinnvoll, diese wichtige Aufgabe von einem internen Mitarbeiter übernehmen zu lassen. Er wird sich kaum auf andere Aufgabenbereiche konzentrieren können, da Fleet Management vor allem in grösseren Firmen einen Vollzeit-Job darstellt und darüber hinaus auch umfangreiche Kenntnisse erfordert.

Sie haben selbstverständlich die Möglichkeit, einen Ihrer Mitarbeiter abzustellen, der sich ausschliesslich um das Flottenmanagement kümmert, und ihn an Fortbildungen in diesem Bereich teilnehmen zu lassen. Alternativ können Sie aber auch einen Dienstleister beauftragen, der sich auf das professionelle Fuhrparkmanagement spezialisiert hat und alle damit verbundenen Aufgaben in Ihrem Auftrag übernimmt. Dies bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie einen Profi engagieren, der sich genau mit den Anforderungen des modernen Flottenmanagements auskennt. Zudem weiss er, worauf es bei der Organisation Ihrer Flotte ankommt.

Lohnt sich Fuhrparkmanagement für jedes Unternehmen?

Grundsätzlich lautet die Antwort auf diese Frage: Ja! Sobald sich in Ihrer Firma eine Flotte befindet, die aus Fahrzeugen, Maschinen oder Werkzeugen besteht, lohnt es sich, sich auch um das dazu passende Flottenmanagement zu kümmern. Dabei ist die Grösse des Fuhr- oder Maschinenparks zunächst einmal bedeutungslos. Denn sowohl wenige Fahrzeuge als auch sehr umfangreiche Flotten profitieren von einem professionellen Fleet Management. Entscheidend ist in erster Linie, dass Sie möglichst genau wissen, welche Faktoren Ihnen beim Fuhrparkmanagement besonders wichtig sind. Legen Sie grossen Wert auf eine Zeit- und Kostenersparnis, oder ist für Sie die Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen entscheidend? Auf Basis Ihrer individuellen Vorstellungen können Sie das Fuhrparkmanagement für Ihre Flotte ausrichten und so dafür sorgen, dass die Abläufe optimiert werden und sich die Effizienz dauerhaft steigert. Im Rahmen eines angemessenen Flottenmanagements dürfen folgende Bereiche nicht fehlen:

• Verwalten und Dokumentieren von Verträgen und Papieren
• Koordinieren interner Abläufe
• Terminieren von Buchungen, Vermietungen, aber auch Wartungen und Reparaturen
• Routenplanung in Echtzeit
• Kommunikation mit Fahrern/Nutzern
• Kostenkontrolle (Kraftstoff, Wartungen, Vermietungen)

Gutes Flottenmanagement steht und fällt mit dem zuständigen Fleet Manager. Es ist daher dringend zu raten, in sein Fachwissen und seine stetige Fortbildung zu investieren, um die Betreuung Ihrer Flotte jederzeit in guten Händen zu wissen. Selbstverständlich können Sie auch direkt einen Profi engagieren und so sicherstellen, dass das Fuhrparkmanagement auf kompetente und Ihren Vorstellungen entsprechende Weise durchgeführt wird.

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