Unterlagen und Dokumente für das effiziente Fuhrparkmanagement

Im Fuhrpark kommt es auf gut geplante Abläufe an. Es ist daher kein Wunder, dass das Flottenmanagement immer mehr an Bedeutung gewinnt. Besonders in Fuhrparks mit vielen Fahrzeugen geht es nicht ohne eine exakte Planung. Zudem ist eine genaue Kenntnis der Lkws und Pkws, der Kundenbedürfnisse und der rechtlichen Gegebenheiten nötig, etwa bezüglich der erforderlichen Versicherungen. Dabei den Überblick zu behalten, ist nicht immer einfach. Aus diesem Grund empfehlen Experten im Bereich Fuhrparkmanagement die Verwendung von speziell für die Bedürfnisse des modernen Flottenmanagers zugeschnittener Software. Sie ermöglicht das digitale, komfortable und vor allem übersichtliche Dokumentieren aller Arbeitsabläufe sowie das Verwalten aller relevanten Dokumente und Unterlagen.

Unterlagen für Ihr Fuhrparkmanagement: Das wird unbedingt benötigt

Professionelles Flottenmanagement setzt voraus, dass zunächst alle erforderlichen Dokumente und Unterlagen vorhanden sind, die sowohl rechtlich als auch intern benötigt werden. Die Fuhrparkmanagement Checkliste umfasst die folgenden Papiere:

• Kfz-Kaufverträge
• Kfz-Leasingverträge
• Fahrzeugbriefe
• Belegungskalender
• Fahrtenbücher
• Routenplaner
• Versicherungsunterlagen

Diese Unterlagen müssen in jedem Fuhrpark vorhanden sein und bei Bedarf vorliegen. Welche Papiere im Einzelnen für Ihr Flottenmanagement erforderlich sind, hängt selbstverständlich auch davon ab, in welchem Bereich Sie tätig sind und zu welchen Zwecken die Fahrzeuge verwendet werden. In diesem Zusammenhang macht es etwa rechtlich einen Unterschied, ob ein Fahrzeug von nur einer Person – beispielsweise als Dienstwagen – genutzt wird oder ob der Wagen an unterschiedliche Nutzer vermietet wird. Nicht nur für Ihre eigenen Unterlagen sind die genannten Dokumente überaus wichtig. Im Schadensfall müssen Sie alle Papiere vorlegen und die Abläufe nahtlos dokumentieren können. Dies gilt auch im Falle einer Steuerprüfung. Im eigenen Interesse ist es daher unerlässlich, alle Verträge und Unterlagen jederzeit parat zu haben. Im Idealfall beginnen Sie vom ersten Tag an mit einem übersichtlichen und professionellen Verwalten aller Abläufe im Fuhrpark. Erstellen Sie eine Fuhrparkmanagement Checkliste, dann gelingt es Ihnen, alle wichtigen Aspekte zu beachten und den Überblick zu behalten.

Fuhrparkmanagement mit Excel: Darauf sollten Fleet Manager achten

Im professionellen Fuhrparkmanagement gibt es zahlreiche Software-Lösungen, die dem jeweiligen Mitarbeiter dabei helfen, die internen Vorgänge zu überwachen und zu optimieren. Besonders Manager von kleineren Fuhrparks greifen für das Verwalten und Dokumentieren auf Excel zurück, statt sich für eine spezielle Fuhrpark-Software zu entscheiden. Grundsätzlich ist es durchaus möglich, alle Abläufe, Zeiten und Informationen mit dem Tabellenprogramm festzuhalten. Hier können Listen mit allen verfügbaren Fahrzeugen, den dazugehörigen Fahrern, Kosten und Terminen erstellt werden. Dabei ist es wichtig, wirklich alles ganz genau einzutragen, damit es zu keinerlei Fehlern bei der Auflistung und Auswertung kommt. Auf dem Markt gibt es zu diesem Zweck Fuhrparkmanagement Excel Vorlagen, die das Erstellen von Listen für den Flottenmanager erleichtern. Bei der Verwendung für das Fuhrparkmanagement ist Excel kostenlos, lediglich die Anschaffung der Software verursacht Kosten. Allerdings raten Experten im Bereich Flottenmanagement dazu, bei einem grossen Fuhrpark mit komplexen Abläufen und vielen relevanten Faktoren nicht ausschliesslich auf Excel zu setzen. Das Programm wird bei einer Vielzahl an Angaben rasch unübersichtlich. Dies führt dann zu einem erhöhten Arbeitsaufwand, der zudem eine gewisse Anfälligkeit für Fehler mit sich bringt. Allein das manuelle Eingeben aller Namen, Zahlen und Daten nimmt eine gewisse Zeit in Anspruch. Ausserdem sollten Fuhrparkmanager beachten, dass ausschliesslich mit Excel erstellte Fahrtenbücher unter Umständen nicht rechtssicher sind.

Fuhrparkmanagement Software optimiert das Flottenmanagement

Mittlerweile findet ein Grossteil des Fuhrparkmanagements digital statt. Speziell zu diesem Zweck entwickelte Software-Lösungen tragen dazu bei, die internen Abläufe zu verwalten und zu optimieren, die Kosten im Blick zu behalten und mit anderen Mitarbeitern im Arbeitsalltag in direktem Kontakt zu stehen. Fuhrparkmanagement Software bietet einen Überblick über die einzelnen Fahrzeuge, die Routen der Fahrer, alle anstehenden Termine und die mit dem Fuhrpark verbundenen Kosten. Über mobile Apps kann das Verwalten des Fuhrparks auch unterwegs stattfinden. Darüber hinaus steht der Fleet Manager in Echtzeit mit den Fahrern in Verbindung und kann ihre Standorte sowie den Strassenverkehr live nachvollziehen. Auf diese Weise lassen sich die Routen optimieren, denn Staus und andere Verkehrsbehinderungen können zuverlässig umgangen werden. Das spart Zeit, optimiert die Abläufe und trägt nicht zuletzt auch zur Sicherheit der Fahrer bei, die sich auch bei auftretenden Problemen unterwegs direkt an den Flottenmanager wenden können. Insbesondere bei einem grossen Fuhrpark empfiehlt sich die Verwendung einer entsprechenden Software-Lösung, um den Überblick zu behalten und einen höchstmöglichen Komfort beim Flottenmanagement zu erreichen.

Diese Funktionen sollte Fuhrparkmanagement Software bieten

Wenn Sie sich entscheiden, für alle Abläufe in Ihrem Fuhrpark eine speziell zu diesem Zweck entwickelte Software zu verwenden, sollten Sie darauf achten, dass sie über alle wirklich wichtigen Funktionen verfügt. Dazu gehört natürlich das Dokumentieren und Verwalten der Fahrzeuge, Fahrer, Termine und weiterer relevanter Faktoren. Diese sollten schnell abrufbar sein und allen berechtigten Personen zur Verfügung stehen. Ist es möglich, die Daten in die Cloud hochzuladen, können mehrere Befugte jederzeit und überall auf sie zugreifen und so flexibel auf sich verändernde Situationen reagieren. Unbedingt sollte auch eine App zur Flottenmanagement-Software gehören, die vom Fleet Manager wie von den Fahrern genutzt wird. So ist es möglich, die Routen exakt zu planen und zu überwachen und auch spezielle Features wie den Kraftstoffverbrauch und den Reifenabrieb im Auge zu behalten. Erforderliche Wartungen oder Reparaturen können zeitnah vorgenommen werden. Auch ein Fuhrparkmanagement Übergabeprotokoll sollte mithilfe der entsprechenden Software rasch und komfortabel erstellt werden können. Die für das professionelle Flottenmanagement erforderlichen Unterlagen wie Versicherungsverträge, Leasingverträge und Fahrzeugbriefe können bei modernen Programmen als Kopien sicher und schnell zugänglich gespeichert werden. So können sie vom Flottenmanager sowie den Behörden im Zweifelsfall jederzeit eingesehen werden. Natürlich darf in diesem Zusammenhang die Datensicherheit nicht vernachlässigt werden. Entwickler von moderner Software für Fuhrparkmanager setzen auf komplexe Codierungen und legen grossen Wert auf Datenschutz und Sicherheit beim Teilen und Nutzen der teils sensiblen Daten.

Als offizielle Partnergarage der Adam Touring bauen wir auf eine langjährige Erfahrung im Flottenmanagement auf – qualitativ hochwertig, effizient und kompetent. Lassen Sie sich von unseren Fachleuten beraten und buchen Sie gerne einen Termin.