Fuhrparkmanagement effizient gestalten mithilfe relevanter Kennzahlen

Das Ziel von professionellem Fuhrparkmanagement ist das Optimieren der internen Abläufe, der Effizienz und natürlich auch der Kosten. Um dies zu erreichen, ist es erforderlich, dass Daten und Informationen entsprechend dokumentiert und ausgewertet werden. Relevant sind in diesem Zusammenhang mehrere Faktoren, unter denen sich auch die sogenannten Kennzahlen befinden. Dazu gehören beispielsweise:

• Termine für Wartungen und Reparaturen
• Kilometerstände
• Kraftstoffverbrauch
• Standzeiten
• Nutzungszeiten

Die Auswertung der für das Flottenangebot bedeutsamen Kennzahlen ermöglicht es dem Fleet Manager, interne Prozesse genauer zu analysieren und entsprechende Massnahmen einzuleiten. Mithilfe moderner Software, die speziell für das professionelle Fuhrparkmanagement entwickelt wurden, gelingt es, die Nutzung der Fahrzeuge genauestens zu untersuchen und eine übersichtliche Darstellung vorzunehmen. Der zuständige Fuhrparkmanager hat in diesem Zuge die Möglichkeit, Vorgänge in Echtzeit nachzuvollziehen. Über mobile Apps und eine entsprechende Schnittstelle erhält er die Daten von Fahrzeugen, Fahrern und Kunden zeitnah und wertet sie direkt aus. Dies ist heutzutage besonders wichtig, um zeitnahe Massnahmen zur Optimierung des Flottenmanagements einleiten zu können.

Kraftstoffkosten und Kilometerstände im Fuhrparkmanagement

Eines der wichtigsten Ziele im Flottenmanagement ist das Reduzieren der Kosten, die in Zusammenhang mit den betriebenen Fahrzeugen oder Maschinen stehen. Es sind gleich mehrere Faktoren, die in einem Fuhrpark dauerhaft Kosten verursachen. Zu nennen ist beispielsweise der Kraftstoffverbrauch der Fahrzeuge beziehungsweise Maschinen. Er ist bei Autos, Lkws und Motorrädern sowie Rollern abhängig von den zurückgelegten Kilometern, aber auch massgeblich vom Fahrverhalten der Nutzer. Es ist für den Fleet Manager daher sehr wichtig, den Kraftstoffverbrauch jedes Fahrzeugs übermittelt zu bekommen und ebenso das Fahrverhalten der Nutzer zu überwachen und auszuwerten.

Auch eine gute und aktuelle Routenplanung ist nicht zu unterschätzen. Müssen aufgrund von Verkehrsbehinderungen etwa Umwege gefahren werden, erhöht dies den Treibstoffverbrauch und damit automatisch auch die damit verbundenen Kosten. Ist es mithilfe von GPS und einer Kommunikation in Echtzeit dagegen möglich, Staus und Baustellen zu umgehen und stattdessen optimale Routen zu nutzen, sinkt der Treibstoffverbrauch, was gleichzeitig die Kosten deutlich reduzieren kann.

Nutzungszeiten, Standzeiten und Auslastung: Wie effizient sind die Fahrzeuge im Fuhrpark?

Nicht nur die Kraftstoffmenge und die Kilometerzahl sind für das Fuhrparkmanagement relevante Kennzahlen. Auch die Anzahl der Stunden, die das Fahrzeug oder die Maschine in einem bestimmten Zeitraum betrieben wird, spielt eine nicht zu unterschätzende Rolle. Diese Nutzungszeiten stehen den Standzeiten gegenüber, also den Stunden, in denen das Fahrzeug während der Arbeitszeiten nicht zum Einsatz kommt. Fällt ein Fahrzeug oder eine Maschine durch überdurchschnittlich hohe Standzeiten auf, sollten Sie sich die Frage stellen, wie es um die Effizienz bestellt ist. Sind die Standzeiten im Vergleich zu den Nutzungszeiten höher, ist es unter Umständen nicht mehr rentabel, das betreffende Fahrzeug im Fuhrpark zu behalten.

Eine Auswertung der damit verbundenen Daten nimmt der Fleet Manager vor. Anhand der erhaltenen Informationen kann er konkrete Aussagen zur Effizienz einzelner Fahrzeuge, aber auch des gesamten Fuhrparks treffen. Je besser und gleichmässiger die einzelnen Bestandteile der Flotte ausgelastet sind, umso effizienter gestaltet sich der Fuhrpark in seiner Gesamtheit. Werden bestimmte Fahrzeuge häufiger genutzt als andere, ist es darüber hinaus wichtig, zu ermitteln, woran dies liegt. Es kann als Resultat der Auswertung der damit verbundenen Kennzahlen erforderlich sein, Veränderungen im Aufbau und in der Zusammensetzung der Flotte vorzunehmen.

Wartungen und Reparaturen: Termine verwalten und Kosten sparen

Um die Kosten im Fuhrpark dauerhaft zu reduzieren und zu einer erhöhten Effizienz beizutragen, sind regelmässige Wartungsmassnahmen erforderlich. Bei diesen Terminen wird der Zustand der Fahrzeuge oder Maschinen überprüft und dabei ermittelt, ob eventuelle Reparaturen oder das Austauschen von Verschleissteilen in naher Zukunft nötig werden. In welchen Abständen Wartungen durchgeführt werden, hängt von der Art der Fahrzeuge und Maschinen sowie von der Intensität der Nutzung ab.

In jedem Fall ist es wichtig, dass der zuständige Fleet Manager die Wartungstermine im Auge behält, um einen einwandfreien Zustand der Flotte zu gewährleisten. Werden Wartungen vernachlässigt, entstehen im Laufe der Zeit nicht selten Schäden und damit verbundene Reparaturen, die teils umfangreich und auch kostenintensiv sein können. Durch Wartungen lassen sie sich oftmals vermeiden, was eine Kostenersparnis sowie eine erhöhte Effizienz und auch eine höhere Verlässlichkeit der Flotte mit sich bringt. Somit zählen auch Wartungstermine, Reparaturen und die damit verbundenen Kosten zu den relevanten Kennzahlen im Flottenmanagement. Es ist übrigens aus finanziellen sowie auch aus organisatorischen Gründen sinnvoll, Wartungsarbeiten sowie Reparaturen aus einer Hand durchführen zu lassen.

Kennzahlen dokumentieren, vergleichen und auswerten mit der passenden Software

In den meisten Fuhrparks sind ganz ähnliche Kennzahlen relevant. Denn jeder Fleet Manager arbeitet immer auf eine Optimierung der Abläufe und Kosten hin, die sich positiv auf das gesamte Unternehmen auswirken. Um die dafür erforderlichen Daten und Informationen sowohl dokumentieren als auch teilen, auswerten und vergleichen zu können, sind für diesen Zweck geeignete Software-Lösungen erforderlich. Sie ermöglichen das komfortable und übersichtliche Festhalten der erhobenen Daten sowie das Teilen der Informationen, etwa über die Cloud.

Moderne Fuhrparkmanagement-Software wird exakt auf die Bedürfnisse kleiner und grösserer Flotten zugeschnitten. Die Anwendungen sind sehr komplex, aber auch benutzerfreundlich. Die in der Vergangenheit oftmals verwendeten Excel-Tabellen sind längst überholt und genügen den aktuellen Standards nicht mehr. Es ist daher durchaus in Ihrem Sinne, eine Flottenmanagement-Software zu finden, die möglichst exakt den Anforderungen in Ihrem Unternehmen entspricht. Software-Lösungen für diesen Bereich sind von ganz unterschiedlichen Anbietern erhältlich. Es ist ratsam, erst einmal mehrere Programme und Apps auszuprobieren, um festzustellen, ob sie wirklich zu Ihrem Fuhrpark passen. Oftmals ist es von Anbieterseite möglich, die Software als Demoversion unverbindlich zu testen, bevor Sie eine Vollversion erwerben. Auf Wunsch erhalten Sie auch eine fachkundige Beratung sowie eine Einarbeitung in das Programm mit all seinen Features.

Als offizielle Partnerwerkstatt der Adam Touring bauen wir auf eine langjährige Erfahrung im Flottenmanagement auf – qualitativ hochwertig, effizient und kompetent. Lassen Sie sich von unseren Fachleuten beraten und buchen Sie noch heute einen Termin.