Fahrzeuge für die gewerbliche Nutzung: Was ist ein Fuhrpark?

Von einem Fuhrpark spricht man immer dann, wenn ein Unternehmen oder eine Einrichtung über mehrere Fahrzeuge verfügt, die für gewerbliche Zwecke genutzt werden. Dabei kann es sich um ganz unterschiedliche Fahrzeugtypen handeln – so zum Beispiel um Autos, Lkws, Schiffe, Baufahrzeuge oder auch Fahrräder, die in vielfältigen Bereichen zum Einsatz kommen. Abhängig vom jeweiligen Einsatzzweck werden die Fahrzeuge entweder von nur einer Person genutzt, wie es etwa bei einem Dienstwagen der Fall ist, oder auch von wechselnden Personen, wie etwa bei Mietwagen. Die Art der Nutzung entscheidet unter anderem auch über die erforderlichen Versicherungen. Fuhrparks gibt es in vielen verschiedenen Grössen. Bereits vier oder fünf Fahrzeuge können einen Fuhrpark darstellen, ebenso wie eine umfangreiche Anzahl an Automobilen, Gabelstaplern oder Baufahrzeugen. Bereits für kleine und überschaubare Flotten ist professionelles Fuhrparkmanagement erforderlich. Je grösser der Fuhrpark ist, desto komplexer gestaltet sich das Flottenmanagement.

Fuhrparkmanagement: Das Verwalten und Organisieren der Flotte

Ganz gleich, wie viele Fahrzeuge sich in einem Fuhrpark befinden oder zu welchem Zweck sie eingesetzt werden: Flottenmanagement darf in keinem Unternehmen fehlen. Unter diesem Begriff verstehen Experten das Verwalten der Fahrzeuge in ihrer Gesamtheit sowie das Organisieren und Dokumentieren der damit verbundenen Abläufe. Dazu gehören unter anderem die folgenden Aspekte:

• Routenplanung
• Terminieren von Wartungsmassnahmen
• Verwalten der Steuer- und Versicherungsunterlagen
• Optimieren der internen Abläufe
• Kosten- und Zeitersparnis
• Erhöhen der Sicherheit auf der Strasse

Fuhrparkmanagement ist für die betreffenden Unternehmen so wichtig, weil nur eine gut organisierte Flotte ihre Aufgaben fachgerecht und angemessen erfüllen kann. Ausserdem ist ein professionelles Fuhrparkmanagement relevant für das Kostenmanagement des Unternehmens. Wer seinen Fuhrpark nicht entsprechend organisiert, läuft Gefahr, unnötig Geld auszugeben und so die Gewinne zu minimieren. Nicht zuletzt ist ein angemessenes Flottenmanagement auch aus versicherungs- sowie steuertechnischen Gründen relevant. Sollten Sie in die Situation kommen, Abläufe, Verträge oder stattgefundene Reparaturen nachweisen zu müssen, ist dies mit einem guten Flottenmanagement kein Problem.

Wer ist für das Fuhrparkmanagement im Unternehmen zuständig?

In kleinen Unternehmen wird in den meisten Fällen ein Mitarbeiter abgestellt, der das Flottenmanagement entweder nebenbei oder als Hauptaufgabe übernimmt. Dies setzt natürlich voraus, dass der ausgewählte Angestellte sowohl die Zeit als auch das erforderliche Know-how hat, um sich angemessen um den Fuhrpark zu kümmern. Nicht immer lässt sich dies problemlos bewerkstelligen. Fällt der Fuhrpark grösser aus, ist es ebenfalls oftmals nicht möglich, einen internen Flottenmanager einzusetzen. Dann können Sie sich dafür entscheiden, einen externen Dienstleister zu beauftragen, der diese wichtige Aufgabe für Sie übernimmt. Ein externer Fuhrparkmanager bietet den Vorteil, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, während die Flotte von einem Profi betreut wird. Individuelle Lösungen für jeden Fuhrpark werden von zahlreichen Anbietern in der Schweiz offeriert. Je genauer Sie wissen, worauf es Ihnen in erster Linie beim Fuhrparkmanagement ankommt, desto exakter kann der ausgewählte Dienstleister Ihren Wünschen und Vorstellungen entsprechen.

Zeit- und Kostenersparnis stehen beim Fuhrparkmanagement in Vordergrund

Grundsätzlich kann der Fokus beim Fuhrparkmanagement auf ganz unterschiedlichen Faktoren liegen. Oftmals stehen aber insbesondere das Optimieren des Zeit- und des Kostenmanagements im Fokus. Gutes und professionell organisiertes Flottenmanagement kann dafür sorgen, dass die zeitlichen Abläufe besser organisiert werden und sich damit letztendlich auch eine Kostenersparnis erreichen lässt. Gelingt es Ihnen etwa, durch ein verbessertes Fahrverhalten und eine optimierte Routenplanung Benzin einzusparen, wirkt sich dies positiv auf die Finanzen des gesamten Unternehmens aus. Das gilt auch für erforderliche Wartungsmassnahmen. Werden diese regelmässig und zu sinnvollen Zeitpunkten durchgeführt, sparen Sie sich aufwendige und kostenintensive Reparaturen.

Ein weiterer Faktor, der beim Flottenmanagement häufig eine Rolle spielt, ist eine Verbesserung der Sicherheit auf der Strasse. Dabei ist es wichtig, ob es sich um Dienstfahrzeuge mit einem festen Fahrer handelt oder ob die Fahrzeuge an wechselnde Personen vermietet werden. Fahrzeuge, die sich in einem einwandfreien Zustand befinden, tragen entscheidend zur Sicherheit bei. Das gilt auch für eine effiziente Routenplanung und das Verfolgen der Routen in Echtzeit. Schwierige und potenziell gefährliche Verkehrsverhältnisse lassen sich damit zuverlässig vermeiden.

Fuhrparkmanagement-Software: Ohne digitale Hilfe geht es nicht

In der Vergangenheit wurde das Fuhrparkmanagement in Unternehmen ganz klassisch in Papierform durchgeführt. Alle relevanten Daten und Informationen wurden handschriftlich oder mithilfe einer Schreibmaschine festhalten und die Dokumente entsprechend abgeheftet. Mittlerweile ist diese Vorgehensweise natürlich längst veraltet. Wie in den meisten Lebens- und Berufsbereichen kommen auch Flottenmanager längst nicht mehr ohne Computer, Internet und digitale Hilfsmittel aus. Zahlreiche Anbieter haben sich bereits auf Software-Lösungen und Anwendung für das professionelle Fuhrparkmanagement spezialisiert. Denn das blosse Ausfüllen von Excel-Tabellen reicht für das Verwalten moderner Flotten nicht aus.

Sie benötigen stattdessen ein Computer-Programm, das alle erforderlichen Angaben, Daten und Informationen aufnehmen und übersichtlich darstellen kann. Darüber hinaus lässt sich mit der richtigen Software eine Optimierung der internen Abläufe erreichen, wenn es etwa um den Routenplanung oder das Planen von Terminen geht. Eine gute Software für Fleet Manager zeichnet sich unter anderem durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und die Kompatibilität mit unterschiedlichen Betriebssystemen aus. Neben Standardlösungen ist es auch möglich, Programme und Anwendungen speziell für Ihre individuellen Bedürfnisse entwickeln und zuschneiden zu lassen.

Die moderne Technik kann Ihnen auf vielfache Weise helfen, Ihr Fuhrparkmanagement zu optimieren und effizienter zu gestalten. Statten Sie Autos und Lkws in der Logistik oder im Lieferdienst etwa mit GPS aus, gelingt es Ihnen spielend, die Position jedes einzelnen Fahrzeugs zu überwachen und den Fahrern beim Finden der besten Route zu helfen. Neben Programmen für den PC oder Laptop stehen Ihnen auch mobile Apps zur Verfügung, die Sie überall bequem über Ihr Smartphone oder Tablet bedienen können. Werden für mehrere Personen relevante Daten in eine Cloud hochgeladen, ist es möglich, dass alle befugten internen sowie externen Mitarbeiter jederzeit Zugriff darauf haben. Selbstverständlich ist es in diesem Zusammenhang wichtig, auf ein entsprechend hohes Mass an Sicherheit zu achten.

Als offizielle Partnergarage der Adam Touring bauen wir auf eine langjährige Erfahrung im Flottenmanagement auf – qualitativ hochwertig, effizient und kompetent. Lassen Sie sich von unseren Fachleuten beraten und buchen Sie noch heute einen Termin.