Diese Unterlagen benötigen Sie für Ihr Flottenmanagement

Als Flottenmanagement beziehungsweise Fuhrparkmanagement wird das Organisieren und Verwalten einer grösseren Menge an Fahrzeugen bezeichnet. Relevant ist es somit vor allem in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, aber auch in Speditionen, Autovermietungen oder Taxiunternehmen. Wer die Verantwortung für einen Fuhrpark hat, muss sehr gut organisiert sein und jederzeit den Überblick über die verfügbaren Fahrzeuge, ihren Zustand und alle weiteren Faktoren haben.

Es ist durchaus möglich, die Abläufe mithilfe entsprechender Software zu dokumentieren. Darüber hinaus dürfen bestimmte Unterlagen nicht fehlen, damit der Fuhrpark rechtskonform betrieben werden kann. Dieser Blogbeitrag informiert über die erforderlichen Unterlagen sowie hilfreiche Dokumente und Software-Lösungen, die das Flottenmanagement effizient gestalten.

Was genau ist Flottenmanagement, und für wen ist es relevant?

Unter Flottenmanagement verstehen Experten das Verwalten und Organisieren eines Fuhrparks. Bei diesem handelt es sich wiederum um eine Vielzahl an motorisierten Verkehrsmitteln, die zu unterschiedlichen gewerblichen Zwecken eingesetzt werden. Zur Flotte können Automobile, Lastkraftwagen, Baufahrzeuge und Transporter sowie landwirtschaftliche Fahrzeuge gehören. Firmen in zahlreichen Branchen verfügen über einen Fuhrpark, so zum Beispiel:

• Taxiunternehmen
• Speditionen
• Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die Dienstfahrzeuge nutzen
• Autovermietungen
• Rettungsdienste

Je mehr Fahrzeuge ein Fuhrpark beinhaltet, umso aufwendiger ist das Organisieren, Planen und Überwachen. Doch die Fahrzeuge müssen nicht nur koordiniert werden. Das Flottenmanagement beinhaltet auch zahlreiche weitere Aufgaben. Dazu gehören unter anderem die Wartung und Instandhaltung der vorhandenen Fahrzeuge, das Schadens-, das Kraftstoff- sowie das Gesundheits- und Sicherheitsmanagement der Mitarbeiter. Unter Umständen fallen auch Leasing und Finanzierung in den Aufgabenbereich des Flottenmanagers. Das Ziel eines effizienten und professionell durchgeführten Flottenmanagements ist in erster Linie die Optimierung der erforderlichen Prozesse, wie etwa eine Wegstreckenoptimierung. Somit erreicht das Unternehmen durch das Flottenmanagement oft eine Senkung der laufenden Kosten.

Darauf kommt es bei professionellem Flottenmanagement an

Ein professionelles Flottenmanagement setzt voraus, dass zahlreiche Faktoren rund um die vorhandenen Fahrzeuge berücksichtigt werden. Welche dies sind, kommt immer darauf an, um welche Fahrzeuge es sich handelt und für welche Bereiche sie eingesetzt werden. Es macht beispielsweise einen Unterschied, ob die Fahrzeuge, wie etwa im Falle eines Dienstfahrzeugs, nur von einer Person genutzt werden oder ob es sich um eine sogenannte Poolnutzung handelt. Abhängig davon gelten beispielsweise unterschiedliche Regeln beim Versicherungsschutz. Erforderliche Unterlagen, die im Rahmen des Flottenmanagements für das Dokumentieren aller Vorgänge benötigt werden, sind:

• Fahrzeugbriefe
• Kaufverträge
• Leasingverträge
• Unterlagen für die Autoversicherung
• Routenplaner
• Belegungskalender
• Fahrtenbücher

Nicht nur für die internen Vorgänge sind diese Unterlagen essenziell. Auch bei Prüfungen durch Steuerbehörden und Versicherungsunternehmen sowie im Schadensfall ist es erforderlich, sie vorzulegen. Dies kann zum Beispiel auch dann der Fall sein, wenn das Finanzamt die Versteuerung der Fahrzeuge prüft. Werden insbesondere Autos nicht nur für gewerbliche, sondern auch für private Zwecke genutzt, ändert sich die Art der Versteuerung. Es kann sich dann beispielsweise um einen geldwerten Vorteil handeln, der steuerlich gesondert gehandhabt wird. Wer sich rechtlich absichern will, sollte in seinem Fuhrpark nicht am falschen Ende sparen. Stattdessen sollte man sich von Beginn an um ein angemessenes Fuhrparkmanagement kümmern, um spätere Probleme durch Versäumnisse bei der Dokumentation zu vermeiden.

Interne oder externe Lösung: Wer ist für das Flottenmanagement zuständig?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. In manchen Firmen wird das Fuhrparkmanagement von einem internen Mitarbeiter übernommen, der ausschliesslich für das Verwalten, Planen und Organisieren der Fahrzeugeinsätze verantwortlich ist. Hierbei kann es sich um den Firmeninhaber oder einen Angestellten handeln. Im Idealfall kennt er sich mit der Materie sowie den gesetzlichen Ansprüchen und Regelungen aus. Eine Schulung im Flottenmanagement kann hilfreich sein, um die erforderlichen Kenntnisse zu erwerben beziehungsweise zu vertiefen.

Darüber hinaus steht heutzutage eine Vielzahl an Software-Lösungen zur Verfügung, die es ermöglichen, mit wenig Aufwand ein effizientes Fuhrparkmanagement zu erreichen und die internen Vorgänge zu optimieren. Kann die Verwaltung und Organisation der zur Verfügung stehenden Fahrzeuge nicht adäquat von einem internen Mitarbeiter durchgeführt werden, dann können diese wichtigen Aufgaben auch ausgelagert werden. Externe Dienstleister, die sich auf professionelles Flottenmanagement spezialisiert haben, übernehmen alle damit verbundenen Aufgaben. Dies ist besonders bei sehr grossen Fuhrparks sinnvoll, da die Betreuung zeitaufwändig ist und ein hohes Mass an Fachwissen voraussetzt. Experten raten aber immer dazu, nicht alle Aufgaben zu delegieren. Insbesondere die Endkontrolle aller Abläufe sollte immer intern erfolgen.

Flottenmanagement: Software-Lösungen helfen beim Dokumentieren und Optimieren

Wer sich dazu entscheidet, das gesamte oder zumindest das anteilige Fuhrparkmanagement intern im Unternehmen durchzuführen, kommt nicht ohne eine speziell für diesen Zweck entwickelte Fuhrpark-Software aus. Nicht selten werden Aufgaben rund um die Verwaltung und Dokumentation mit Excel durchgeführt. Dies hat aber nicht nur den Nachteil, dass vieles manuell eingegeben werden muss, was für zusätzliche Arbeit sorgt. Fahrtenbücher, die mit Excel erstellt wurden, sind zudem im Zweifelsfall nicht rechtssicher.

Es ist daher dringend anzuraten, stattdessen auf eine Software-Lösung zurückzugreifen, die auf die Bedürfnisse moderner Flottenmanager zugeschnitten ist. Auf digitalem Wege ist es heutzutage möglich, alle Abläufe mit wenig Aufwand im Programm festzuhalten und gleichzeitig eine vollständige Kostenkontrolle zu haben. Alle Belege werden ebenfalls digital erfasst und sind jederzeit übersichtlich verfügbar. Rechtssichere Fahrtenbücher, die auch eine automatische Aufzeichnung der Fahrten erlauben, sollten ebenfalls Standard sein, wenn es um digitales Fuhrparkmanagement geht. Darüber hinaus ist eine integrierte Routenplanung sowie eine Fahrzeugortung anzuraten. Eine für professionelle Fuhrparkmanager geeignete Software verfügt ausserdem über eine App. Die ermöglicht einen Zugriff auf Daten und Informationen per Smartphone oder Tablet an jedem Ort. Welche Software sich für den Einzelfall eignet, hängt von der Grösse des Fuhrparks, der Komplexität der damit verbundenen Aufgaben und nicht zuletzt von den individuellen Vorlieben der Nutzer ab.

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