Fuhrparkmanagement-Software: Mit den richtigen Anwendungen zu einem effizienteren Flottenmanagement

Kein Unternehmen, das einen Fuhrpark besitzt, kommt ohne fachgerechtes Flottenmanagement aus. Dies beinhaltet nicht nur einen kompetenten und gut ausgebildeten Fleet Manager, sondern auch die zu den Ansprüchen der Flotte passende Software. Nur mit den geeigneten Anwendungen gelingt es, alle Daten und Fakten zu dokumentieren, auszuwerten und eine erhöhte Effizienz anzustreben. Dabei müssen Sie nicht zwangsläufig tief in die Tasche greifen: Auf dem Markt stehen auch kostenlose Fuhrparkmanagement-Programme zur Auswahl.

Warum ist die richtige Fuhrparkmanagement-Software so wichtig?

Wenn Sie sich in Ihrem Arbeitsalltag um ein Unternehmen mit einem Fuhrpark kümmern, wissen Sie sicherlich, wie komplex modernes Flottenmanagement sein kann. Das gilt nicht nur für besonders umfangreiche Flotten, sondern allgemein für alle Firmen, die Fahrzeuge, Maschinen oder Werkzeuge nutzen oder vermieten. Um alle relevanten Daten und Kennzahlen festzuhalten und auszuwerten, brauchen Sie unbedingt eine für Ihre Ansprüche geeignete Software.

In der Vergangenheit wurden die Daten handschriftlich notiert und später dann in eine Excel-Tabelle eingetragen. Heutzutage ist dies längst nicht mehr ausreichend und vor allem weder effizient noch komfortabel in der Nutzung. Moderne Fuhrparkmanagement-Software präsentiert sich sowohl übersichtlich als auch nutzerfreundlich und ermöglicht es Ihnen, die Informationen über mobile Apps oder Cloud-Dienste mit anderen Mitarbeitern zu teilen. So können Sie die erhobenen Daten nicht nur dokumentieren, sondern auch miteinander vergleichen und auswerten. Besonders im Hinblick auf eine erhöhte Effizienz in Ihrem Fuhrpark ist eine speziell für die Ansprüche im modernen Flottenmanagement entwickelte Software daher unverzichtbar.

Fuhrparkmanagement-Software kostenlos herunterladen: Ist das möglich?

Besonders kleineren Firmen steht oftmals nur ein begrenztes Budget zur Verfügung, was natürlich auch den Bereich des Flottenmanagements betrifft. Die finanziellen Mittel nehmen entsprechend auch Einfluss auf die Fuhrparkmanagement-Software, für die oftmals Kosten anfallen. Vielleicht stellen Sie sich die Frage, ob es auch kostenlose Varianten gibt. Die Antwort lautet: ja. Auf dem Markt sind durchaus Fuhrparkmanagement-Software-Lösungen verfügbar, die vom Entwickler gratis angeboten werden. Kostenlose Fuhrparkmanagement-Software muss dabei nicht schlechter sein als Anwendungen, die ausschliesslich kostenpflichtig erhältlich sind. Es handelt sich dabei ebenso um Programme, die für den Gebrauch in modernen Fuhrparks konzipiert wurden. Allerdings sind bei Flottenmanagement-Software, die gratis angeboten wird, meist Standardlösungen verfügbar, die nicht individuell an Ihre persönlichen Anforderungen angepasst werden können.

Anders sieht es aus, wenn Sie sich für Software für das Fuhrparkmanagement als Open Source entscheiden. Open Source bedeutet, dass der Quellcode allen Nutzern frei und kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Dadurch ist es möglich, das Programm zu verändern und so auch weitere Features hinzuzufügen und eventuelle Fehler oder Schwierigkeiten zu beseitigen. Natürlich setzt dies aber gewisse Programmierkenntnisse voraus und erfordert auch entsprechend Zeit und Aufwand. Open-Source-Programme für Ihr Flottenmanagement empfehlen sich aus diesem Grund für Menschen, die Erfahrung im Programmieren sowie Freude am Tüfteln haben. Alle anderen sind mit einer fertig entwickelten Software besser beraten.

Was muss eine gute Fuhrparkmanagement-Software leisten können?

Ganz gleich, ob Sie sich für kostenlose Fuhrparkmanagement-Software entscheiden oder eine speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Anwendung wählen: Die Basisfunktionen sollten immer gleich sein und sich an den Ansprüchen moderner Flottenmanager orientieren. Zu den Funktionen, die eine gute Software im Bereich Flottenmanagement bieten sollte, gehören unter anderem die folgenden:

• Übersichtliches Dokumentieren aller relevanten Daten
• Terminierung von Wartungen, Reparaturen und mehr, inklusive Erinnerungen
• Routenplanung in Echtzeit
• Analyse von Kosten, Kraftstoffverbrauch, Stand- und Nutzungszeiten
• Mobile App für Tablet oder Smartphone
• Cloud-Anwendungen für das einfache Teilen von Inhalten

Vor allem die letzten beiden Punkte gewinnen immer mehr an Bedeutung, wenn es um professionelles Flottenmanagement und die damit verbundene Software geht. Je besser Ihr Fleet Manager mit Fahrern und Nutzern von Maschinen kommuniziert, umso effizienter gestalten sich Routen, Nutzungszeiten und Zeitmanagement. Dabei können entsprechende Anwendungen wie exakt zu diesem Zweck entwickelte Apps überaus hilfreich sein. Sie werden auf das mobile Endgerät des Flottenmanagers sowie auf das Gerät des Fahrers oder gleich in das jeweilige Fahrzeug geladen. So gelingt der Austausch von Daten und Informationen in Echtzeit. Dies kann etwa bei Verkehrsbehinderungen oder anderen Schwierigkeiten während der Arbeitszeit Verzögerungen oder gar Unfälle verhindern. Auf diese Weise lässt sich auch die Effizienz steigern, was nicht zuletzt auch den Ruf Ihres Unternehmens fördert.

Fuhrparkmanagement-Software mit Cloud-Anwendungen erleichtert den Austausch

Ebenso wichtig wie mobile Apps ist der möglichst schnelle und komfortable Austausch von Daten und Angaben zwischen dem Flottenmanager und den Fahrern beziehungsweise Nutzern der Fahrzeuge und Maschinen. Früher erfolgte das Übersenden der Informationen per E-Mail oder über die gemeinsame Nutzung von Datenblättern. Dies war aber besonders unterwegs recht umständlich. Heutzutage ist es einfacher, die Daten in die Cloud hochzuladen, zu der alle berechtigten Personen Zugriff haben und die jederzeit zur Verfügung steht. Sowohl Sie als auch der zuständige Flottenmanager sowie die Fahrer und andere Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, immer auf eine gemeinsame Datenschnittstelle zuzugreifen und sich so einen genauen und komfortablen Zugang zu allen erforderlichen Informationen zu verschaffen. Dies geschieht ebenfalls mithilfe eines internetfähigen Geräts und kann dadurch auch unterwegs erfolgen.

Ein wichtiger Punkt, wenn es um Cloud-Dienste sowie um Fuhrparkmanagement-Software im Allgemeinen geht, ist die Sicherheit der Daten. Grundsätzlich besteht immer das Risiko eines Missbrauchs, wenn die Daten unbefugten Personen in die Hände fallen. Dieses Risiko lässt sich aber deutlich reduzieren, indem die Daten entsprechend gesichert werden – zum Beispiel durch mehrfache und komplexe Verschlüsselungen. Entscheiden Sie sich für ein Programm für Ihren Fuhrpark, dann kann Ihnen der Anbieter Auskunft über die genaue Art der Codierung geben und detailliert darlegen, welche Massnahmen zum Erhöhen der Sicherheit ergriffen werden. Natürlich tragen auch Sie und der Flottenmanager selbst zur Sicherheit der Daten bei. Dies geschieht etwa, indem keine Passwörter oder Login-Daten an Dritte weitergegeben werden und möglichst keine öffentlichen WLAN-Netzwerke für das Übermitteln sensibler Daten genutzt werden. Denn hier ist das Risiko eines Angriffs und somit auch eines Datenmissbrauchs besonders hoch.

Als offizielle Partnerwerkstatt der Adam Touring bauen wir auf eine langjährige Erfahrung im Flottenmanagement auf – qualitativ hochwertig, effizient und kompetent. Lassen Sie sich von unseren Fachleuten beraten und buchen Sie noch heute einen Termin.